HF Gestión Documental, S.R.L., te ayuda con el proceso de transformación digital reorganizando tu modelo de trabajo de gestión documental. Te asesoramos planteando nuevas formas de trabajo e incorporando nuevas metodologías de funcionamiento en los procesos digitales.
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Como empresa de digitalización de documentos convertimos tus documentos en papel en documentos electrónicos con los metadatos necesarios para que todo el personal de la empresa pueda acceder a ellos desde cualquier lugar. Y además, analizamos el ciclo de vida del documento en tu empresa, identificando el documento dentro del proceso de gestión documental, definiendo el cuadro de clasificación de series y documentos y estableciendo los plazos de conservación y custodia de la documentación, así como los periodos de destrucción de documentación. Además, utilizamos la Norma Dominicana de Descripción Archivística (NORDA), la cual permite explicar de forma breve y precisa el contexto y contenido de los documentos de archivo producidos en cualquier formato para facilitar su consulta. |
¿Qué es la Digitalización de Documentos?
La digitalización de documentos es uno de los procesos más importantes dentro del desarrollo de la gestión documental, en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos de todo lo concerniente a los documentos físicos que se manejan al interior de la empresa.
Es decir, después de la debida revisión, se seleccionan los documentos físicos (análogos) y se pasan a un formato binario (digital). La realización de este proceso ayuda a la empresa a mantener los archivos de importancia en las mejores condiciones a través del tiempo. De igual modo la digitalización ayuda a realizar la administración de una manera más eficiente, ya que se reducen los tiempos de búsqueda, clasificación y acceso.
La digitalización es un proceso en el que se captura la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.
¿Cómo se lleva a cabo?
El proceso se caracteriza por ser sistemático y detallado. Busca en gran medida clasificar y administrar los archivos físicos, de manera que su correcta automatización lleve a la empresa a la mejora continua.
Hay que tener en cuenta que cada empresa tiene su particularidad frente al manejo de los documentos, por lo que antes de tomar cualquier decisión que involucre la clasificación de archivos, se lleva a cabo una revisión minuciosa del contexto de la empresa. Por ello:
- Se evalúa el nivel de producción documental.
- Se revisan y categorizan los documentos por su tipo, fecha y relevancia.
- Se gestiona la información, teniendo como base las necesidades y requerimientos de la empresa.
Una vez establecidas las características pilares, se lleva a cabo el proceso de digitalización. Por ello el proceso que realizamos en ATS es totalmente efectivo, pero puede ser variable dependiendo la empresa y sus requerimientos.
De este modo se realiza:
- Revisión de la documentación y su prioridad para la empresa.
- Selección de documentos a digitalizar.
- Captura por escáner de documento físico.
- Indexación de la información del documento.
- Almacenamiento del archivo para su posterior consulta.
Una vez ejecutado lo anterior, procedemos a:
- Definición de formatos.
- Establecimiento de parámetros de digitalización.
- Planteamiento de metodología a aplicar.
- Definición de la cantidad de documentos a digitalizar.
¿Cuál es el propósito de la digitalización de documentos?
El objetivo central del desarrollo de este proceso es la trasferencia de información entre formatos. Dicha transferencia se convierte en un soporte del documento original.
Además:
- Se preservan los documentos de importancia.
- Se evitan las consecuencias que puede generar el deterioro de los documentos originales.
- Se incentiva el orden y el control documental en la empresa.
Beneficios de digitalizar documentos
Como ya se ha visto, la empresa siempre está en búsqueda de la eficiencia y la eficacia, así como del uso adecuado de los tiempos y el tener bajo control toda la información producida en la empresa.
Por ello el realizar este tipo de acciones ayuda:
Orden:
El proceso de gestión documental y de digitalización de documentos les permite a los usuarios tener control de sus archivos, saber dónde están y cómo acceder fácilmente a ellos. Esto establece un orden matriz de clasificación que permite desarrollar operaciones archivísticas de mayor calidad.
Eficiencia:
Hacer más cosas en menos tiempo, el sueño de toda empresa. Por medio de la categorización archivística se logra una disminución considerable en los tiempos destinados a la organización y acceso de los archivos, ya que toda la información se concentra en una matriz central de fácil acceso, conocida como administrador de archivos.
Seguridad:
Cuando se tiene control de los documentos y de la información, se puede administrar y gestionar de manera más confiable todos los archivos. El orden es sinónimo de seguridad, y la seguridad se traduce en buenos índices de calidad. Todo está interconectado y todo se enfoca en la excelencia de los procesos.