Consultoría con servicio integral de gestión documental.
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El conocimiento de las necesidades y evolución del mercado, la experiencia adquirida en el trabajo codo con codo junto a nuestros clientes, unido con el constante seguimiento de las normas avalan a DigDoc, empresa de gestión documental en República Dominicana, en la prestación de servicios con un alto valor añadido en los proyectos de gestión y organización de la información (física y/o electrónica). HF Gestión Documental, S.R.L., ofrece un servicio integral de gestión documental para empresas y organización de archivos, le asesoramos en la optimización de sus procesos para la automatización de sus flujos documentales, integración de nuevas herramientas de gestión y si su empresa lo necesita, asesoramos en la elaboración de los cuadro de clasificación de las series documentales. |
¿De qué se trata la Asesoría Integral en Gestión Documental?
La Asesoría Integral busca encausar a las empresas en la importancia que trae la permanente; revisión, validación y categorización de los archivos físicos y electrónicos, la seguridad de la información y el control y regulación de la documentación.
Es integral porque se resuelven dudas sobre cada aspecto que compone el manejo de la información, ya que ésta es la columna vertebral de las empresas.
Lo anterior bajo la legislación nacional e internacional vigente y bajo las normativas estipuladas por el Archivo General de la Nación (AGN) de la RD.
La manipulación de los procesos archivísticos es una responsabilidad de suma importancia para la empresa, por lo que realizarla correctamente garantizará una ejecución segura y eficaz.
Beneficios de la asesoría en los procesos de gestión documental:
Hay que entender que el manejo de documentos e información, hace que las empresas pongan a disposición de un tercero los archivos de importancia, los cuales vinculan información financiera, de procesos, correspondencia, información de clientes, proveedores y demás que se encuentran involucrados en la empresa.
1. Diagnóstico y diseño del sistema de gestión documental:
No todas las empresas tienen las mismas necesidades, ni todos los documentos exigen el mismo tratamiento. Por ello la revisión personalizada de las empresas y la creación de estrategias unificadas permite la aplicación de puntos que ayuden al mejoramiento de cada organización.
Te ayudamos a crear tu cuadro de clasificación documental, tabla de retenición de los documentos e inventario topográfico de los documentos.
2. Organización:
El centro de la gestión documental y su principal fin es el categorizar de manera detallada los documentos. Es por esto que la importancia de la revisión y el análisis de cada uno delimitan su destino, su cambio de formato o su archivo. Esto agiliza los procesos y le da la oportunidad a la empresa de maximizar su eficiencia.
3. Simplifica tareas:
Con la automatización de los procesos documentales se abre paso a una manera práctica de crear, archivar y buscar la información. Lo que reduce tiempo y otros costos de importancia en la empresa.
4. Ahorro:
Invertir en sistemas de gestión documental ofrece al cliente la capacidad de ahorrar en varios aspectos, entre ellos el tiempo, el espacio y costes de papelería. Ya que se categoriza la información, se destruye la que haya perdido vigencia, se digitaliza la importante, se archiva la necesaria y se crean matrices de revisión de ubicación de la información.
¿Cómo se lleva a cabo?
- Recopilación de documentación institucional de la entidad.
- Levantamiento de información, identificando los lugares de almacenamiento de archivos, mediciones de archivo y de gestión y central.
- Validación de la normatividad que aplica para la entidad, dependiendo si es pública o privada.
- Evaluación de una muestra real de los documentos.
- Evaluación de las condiciones medioambientales.
- Planteamiento de conclusiones.
- Recomendaciones
- Informe final.