HF Gestión Documental, S.R.L., empresa líder en servicios globales de gestión documental.
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Gracias a la amplia experiencia que aporta nuestro trabajo diario y a nuestra tecnología de vanguardia podemos ofrecerte nuestras soluciones documentales adaptadas a las necesidades de tu empresa. Nuestra prioridad sigue siendo la administración eficiente de tus archivos. En HF Gestión Documental, S.R.L., queremos satisfacer todas las necesidades de tratamiento de la información de tu empresa. También hemos desarrollado programas propios, fácilmente personalizables que ayudarán a tu compañía a alcanzar sus objetivos. |
La importancia de la gestión documental
Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización, todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede decir que:
¿Cómo se lleva a cabo?
Los equipos y el personal especializado llevan a cabo una revisión constante y detallada de los documentos por medio de sistemas basados en normas que permiten el orden jerárquico. Este orden puede ser ascendente o descendente, lo que le permite al usuario reconocer, definir y buscar la información necesaria dentro de la estructura pilar. Hay que tener en cuenta que esto coadyuva a la consolidación de la eficacia y la eficiencia.
Lo anterior se hace por medio de la aplicación de administradores de archivos. Estos son softwares que administran y proveen información de vitalidad al usuario casi que de inmediato. Su interfaz es un puente entre las bases de datos y quienes desean buscar, crear o editar información.
El administrador de archivos permite:
• Gestionar archivos.
• Manipular bases de datos.
• Revisar estructuras de documentación.
• Acceder rápidamente a documentos.
Hay que tener presente que los procesos que se llevan a cabo dependen de la cantidad de archivos que están a disposición y del valor que representa para la empresa.
De esta manera se logra la clasificación estandarizada.
Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto, podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:
- Revisión.
- Análisis.
- Categorización.
- Aplicación de estrategias.
- Establecimiento de matrices.