HF Gestión Documental, S.R.L., como empresa de digitalización certificada de documentos en República Dominicana, le asesora realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:
- Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).
- Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
- Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para y facilitar y agilizar su búsqueda.
Nuestros servicios de escaneo y digitalización de alta calidad pueden realizar proyectos de conversión de documentos de todos los tamaños, desde necesidades de bajo volumen desde la fecha de implementación hasta escaneo de archivos anteriores de gran volumen.
- Conservación y Restauración: Los documentos son aislados para prevenir propagación de plagas y para analizar si necesitan ser restaurados.
- Clasificación: Los documentos deben ser clasificados según el fondo o colección y serie a la que pertenece el documento.
- Ordenación: Escoger el tipo de ordenación que se le dará a los documentos ya sea cronológica o alfabética.
- Inventario topográfico: Asignación de un código único para cada unidad documental e inventariar dichas unidades para poder ser ubicadas posteriormente.
- Indexación: Creación de metadatos descriptivos de los documentos físicos.
- Digitalización: En esta etapa los documentos son digitalizados en formato tiff sin compresión a 300 DPI, se escoge este formato ya que para garantizar la preservación la imagen sin perder calidad. Para este proceso se utilizan scanner cenitales, los cuales no maltratan los documentos.
- Control de calidad de imágenes: Esta etapa contempla la revisión de las imágenes una a una para detectar fallas en la digitalización, como desenfoque, manos, entre otros. Al mismo tiempo se cortan los bordes de los documento, se enderezan las imágenes, por último se convierten en formato PDF o DJVU con OCR o reconocimiento de texto con la finalidad de comprimirlas hasta una tamaño que pueda ser presentado en la web manteniendo la calidad.
- Vinculación: Los documentos son asociados a una herramienta informática con sus metadatos descriptivos para su posterior recuperación.
- Control de Calidad General: Se realiza un control completo del proceso para corregir posibles errores en etapas del proceso.